Ombudspersonen werden als Vertrauensleute von den wissenschaftlichen Mitarbeitern gewählt. Die Ombudsperson ist eine Anlaufstelle zur Umsetzung guter wissenschaftlicher Praxis. Die betreffenden Regeln sind in den Leitlinien der Leibniz-Gemeinschaft zur guten wissenschaftlichen Praxis ausgeführt.

Den Rahmen für die Formulierung und Anwendung dieser Leitlinien setzt die Denkschrift „Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG).

Bei Unstimmigkeiten, Verdachtsmomenten und Streitfragen können Ombudspersonen als neutrale und qualifizierte Ansprechperson angerufen werden. In der Praxis sind dies beispielsweise Autorenschaftskonflikte, Verdacht auf Datenmanipulation oder auch Unstimmigkeiten bei der Betreuung des wissenschaftlichen Nachwuchses.

Hierbei überwiegt die Aufgabe der Mediation, es können nach Rücksprache mit den Hinweisgebern und Hinweisgeberinnen aber auch Vorgesetzte informiert oder konkrete Sanktionen vorgeschlagen werden. Dabei prüft die Ombudsperson die Vorwürfe wissenschaftlichen Fehlverhaltens auf Grundlage der oben genannten Regelungen.

Ergibt sich im Verlauf eines solchen Prüfverfahrens, dass auf Ebene der Mitgliedseinrichtung eine abschließende Klärung der Vorwürfe nicht möglich ist, leitet die dezentrale Ombudsperson den Vorgang den zentralen Ombudspersonen der Leibniz-Gemeinschaft weiter.